A iminente entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) com a reforma tributária está começando a expor vulnerabilidades significativas nas operações fiscais das empresas brasileiras. Com menos de nove meses para o início das adaptações, um grande número de companhias se depara com a ineficiência de processos lentos e uma preocupante dependência de tarefas manuais, levantando questões sobre sua real capacidade de transição para o novo modelo.
O Cenário Atual: Lentidão e a Ilusão da Automação
Uma pesquisa recente conduzida pela V360, especializada em automatizar o pagamento de fornecedores, revela dados alarmantes sobre a tramitação de documentos fiscais. O levantamento indica que 62,2% das empresas levam mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas, e um expressivo percentual de 22,3% ultrapassa a marca dos 30 dias. Paradoxalmente, 87% dessas mesmas companhias afirmam possuir um alto nível de automação fiscal. Essa contradição aponta para o que especialistas denominam 'falsa automação', onde processos digitalizados ainda exigem intervenção humana substancial para serem concluídos.
O estudo ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas, muitas delas com elevado volume operacional – 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente. Tal cenário de gargalos operacionais surge em um momento crítico, justamente quando o país se prepara para uma das mais profundas transformações em seu sistema tributário, o que promete acentuar a pressão sobre estruturas já consideradas ineficientes.
Automação Incompleta: Captura vs. Registro Efetivo
A análise detalhada da V360 desvenda que, na prática, a automação fiscal ainda é parcial. Embora 61% das empresas consigam realizar a captura automática de notas fiscais, menos da metade – apenas 49% – consegue efetivamente registrar esses documentos no sistema sem a necessidade de ação manual. Isso ocorre devido à complexidade do ambiente tributário brasileiro, que exige integrações e validações adicionais dos sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para que funcionem plenamente.
Izaias Miguel, CEO da V360, explica a nuance dessa 'falsa automação': “Muitas empresas acreditam que estão automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos. O documento entra automaticamente, mas ainda precisa de ajustes e conferências antes de seguir no sistema.” Essa etapa de verificação manual se torna um ponto de estrangulamento que desacelera todo o fluxo e aumenta a carga de trabalho operacional.
Validação Ineficaz e os Riscos Operacionais Amplificados
Além da morosidade no registro, a pesquisa também destaca graves deficiências no processo de validação das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, comparando minuciosamente itens, valores e quantidades com os pedidos de compra originais. Os demais se dividem entre 44% que fazem checagens parciais e 8% que ainda operam de forma totalmente manual. Este cenário gera um aumento substancial de riscos, como pagamentos indevidos, erros fiscais e a perda de controle interno, problemas que se agravam em empresas com um alto volume de fornecedores.
Miguel ressalta a importância do tempo de processamento como um indicador de eficiência: “O tempo entre a emissão e o registro da nota é um termômetro claro de eficiência. Quando leva semanas, há acúmulo de exceções e retrabalho, o que se traduz em custos desnecessários e falhas.”
A Reforma Tributária: Complexidade e Exigências Imediatas
A chegada do novo modelo tributário, que introduzirá o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) — pilares do IVA Dual —, promete intensificar esses desafios. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com regras antigas e novas, exigindo uma integração de dados e processos ainda mais robusta. Para o CEO da V360, o obstáculo crucial não reside meramente na compreensão da reforma, mas em sua execução eficaz dentro de estruturas organizacionais que já são complexas e, em muitos casos, deficientemente integradas.
“O estudo mostra fragilidades importantes nos processos de validação: menos da metade das empresas fazem uma checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais. Esse cenário aumenta o risco de erro, o que será ainda mais crítico com as novas obrigações fiscais”, afirma Miguel, sublinhando a urgência de aprimoramentos.
A Fase de Testes: Um Chamado à Automação Estratégica
Em 2026, a reforma tributária entrará em sua fase de testes, com as empresas cobrando alíquotas simbólicas de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão deduzidas dos tributos atuais. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão gradualmente extintos, e as alíquotas de CBS e IBS subirão. É crucial entender que, mesmo com alíquotas simbólicas, as obrigações acessórias são imediatas. As empresas deverão destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Embora a Receita Federal tenha suspendido as multas por falta de discriminação dos novos tributos até o quarto mês após a regulamentação, a necessidade de adaptação é premente.
Nesse contexto, a automação transcende sua função meramente operacional e assume um papel estratégico fundamental. Segundo Izaias Miguel, “Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar mais custos, erros e dificuldades de adaptação.” A capacidade de navegar pela complexidade da reforma tributária será diretamente proporcional ao nível de automação e integração de seus processos fiscais.
Diante da iminência da reforma tributária, a verdadeira automação fiscal deixa de ser um diferencial e se torna um imperativo. Empresas que negligenciarem a reestruturação e a integração de seus processos fiscais correm o risco de enfrentar não apenas penalidades e prejuízos financeiros, mas também uma perda significativa de competitividade e agilidade em um mercado em constante transformação. O momento exige proatividade e investimento em soluções que garantam não apenas a conformidade, mas a eficiência operacional no novo cenário fiscal brasileiro.
